Le télétravail revient ! Conseils aux managers

Selon le rapport de l’entreprise Buffer sur le travail à distance en 2019, tandis que “l’horaire flexible” est le plus grand avantage du télétravail, “séparer sa vie personnelle du travail” (22 %) et la “solitude” (19 %) sont deux problèmes importants auxquels les travailleurs à distance sont confrontés. Pour travailler de mon domicile depuis maintenant 10 mois, c’est un constat que je partage.

Des avantages indéniables et des difficultés contournables

Il y a quelques avantages à travailler chez soi ; c’est indéniable. Quand la situation le permet, le salarié a la possibilité d’adapter ses horaires, fait l’économie du temps de trajet, évite la cohue des transports en commun… Il a également été constaté qu’un collaborateur est plus concentré et efficace dans le calme de son foyer (si les enfants sont à l’école ! 😉).

Cependant, il est souvent bien difficile de dissocier le travail de la vie privée lorsque l’on est à distance. Pour preuve, plusieurs études montrent qu’un salarié travaille en moyenne 4h de plus par semaine lorsqu’il est en télétravail. Ce temps supplémentaire consacré à l’activité professionnelle est, à n’en pas douter, au détriment de la vie personnelle. S’imposer un cadre (et s’y tenir ! 😊) est nécessaire pour échapper à l’épuisement et maintenir une vie familiale et sociale saine.

Autre inconvénient majeur, cette situation génère pour certains un sentiment d’isolement souvent difficile à vivre. N’oublions pas que l’être humain est un animal social ; nous avons plus ou moins besoin d’interactions avec nos comparses. Veiller à maintenir une cohésion de groupe et une communication régulière est donc primordial.

Enfin, lorsque nous travaillons tous depuis un coin de notre table de salle à manger, nous avons une visibilité réduite sur ce que font nos subordonnés directs, nos managers ou nos collègues. Il est alors facile de se demander si nos collaborateurs travaillent “vraiment” ou d’avoir l’impression que nos réalisations ne sont pas vues par les autres. Ceci amène tant les collaborateurs que les managers à une certaine frustration, un sentiment d’impuissance. Dès lors, la confiance doit être la base de ce nouveau mode de collaboration.

La confiance : un postulat nécessaire

Ce n’est pas parce qu’un collaborateur est chez lui qu’il travaillera moins (les études le montrent !), ce n’est pas parce qu’un employé arrive au bureau qu’il va forcément travailler efficacement. Un salarié impliqué au bureau le sera aussi à distance, un salarié qui ne l’est pas ne le sera pas moins chez lui.

Ce n’est pas parce qu’un manager ne vous voit pas travailler qu’il ne sait pas ce que vous accomplissez, ce n’est pas parce que votre directeur a son bureau en face du vôtre qu’il a conscience de votre implication.

Quel que soit le mode de travail – en présentiel ou à distance – la confiance mutuelle est de mise.

Pour mémoire, la confiance est un “Sentiment de sécurité vis-à-vis de quelqu’un ou quelque chose.” Cette sécurité est essentielle tant pour le manager (le travail sera fait et bien fait, les objectifs seront atteints, etc…) que pour le collaborateur (pérennité de l’emploi, cadre sécurisant, reconnaissance, etc…).

La relation de confiance se construit avant tout en s’appuyant sur le respect des attentes et besoins de chacun. Cela implique pour l’employé de faire de son mieux pour mener à bien la mission confiée. Cela implique pour le manager de sécuriser et rendre ses collaborateurs le plus autonomes possible en donnant un cadre et des objectifs précis et en adaptant sa communication et son management.

Donner un cadre et des objectifs précis

Les mots ne sont jamais anodins. Ainsi la “Direction” d’une entreprise porte sa mission dans son nom comme le manager dans sa posture de “cadre”. Son rôle premier est donc “d’encadrer” le travail de ses collaborateurs. Il est le garant de la structure dans laquelle ils peuvent évoluer pour aller dans la “direction” de l’entreprise.

Ainsi, il sécurise chacun en fixant des règles de fonctionnement simples et claires, communes à tous. Il donne LE sens en fixant des objectifs et DU sens en donnant toute sa valeur à la mission à accomplir et aux résultats à atteindre.

Cela est d’autant plus important lorsque l’on travaille à distance. Les employés n’ayant plus les repères habituels du bureau ont besoin de “s’accrocher” à cette structure. Elle leur permet de rythmer leur activité (heures de connexion/déconnexion, points réguliers avec l’équipe, points individuels, etc…) et de ne pas perdre de vue l’importance de la mission confiée.

Conseils aux Managers

Tout comme la perte des repères habituels de l’espace de travail, le fait de ne plus voir, échanger, avec son chef et ses collègues est perturbant (le sentiment d’isolement, encore et toujours !). Afin de palier à ces difficultés, il est nécessaire d’adapter sa communication pour créer un environnement qui favorise des niveaux élevés de confiance, de collaboration et de transparence.

Par exemple :

  1. Créez un agenda d’équipe (manager compris).

Ainsi l’emploi du temps et les disponibilités de chacun sont visibles de tous.

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  1. Organisez régulièrement des visioconférences réunissant toute l’équipe.

Ces réunions sont importantes car elles permettent de :

  • Faire le point sur l’activité
  • Transmettre les informations du moment
  • Faire part des difficultés rencontrées par certains (bien entendu en respectant l’anonymat !) et tabler sur l’intelligence collective en invitant les participants à échanger leurs “trucs et astuces”
  • Féliciter et encourager l’équipe
  • Garder un rapport visuel entre tous

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  1. Organisez des points individuels

Ainsi, vous pourrez avoir un feedback sur la façon dont le collaborateur vit la situation, ses succès et ses difficultés, et établir des relations informelles (comment s’est passé ton weekend ?)

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  1. Restez en “veille” sur les messages

Prendre soin de diffuser et de regarder les messages, les e-mails évitera les mauvaises communications et/ou les erreurs d’interprétation.

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  1. Dites ce que vous faites et faites ce que vous dites !

Que ce soit durant les réunions d’équipe ou lors d’entretiens individuels, il est important :

  • de reformuler les difficultés rencontrées
  • de dire clairement ce qu’il est possible de mettre en place pour y remédier
  • de préciser le délai.

Puis il est primordial d’agir en conséquence !

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Si vous débutez dans le management à distance, vous pouvez expliquer à votre équipe qu’au début, vous allez avoir tendance à davantage vous impliquer au quotidien. Vous devez également être clair avec eux, et leur dire qu’avec le temps, vous allez progressivement lever le pied, une bonne pratique du management à distance.

Une partie du lâcher prise consiste à Identifier la personnalité de chacun des coéquipiers et ajuster son approche en conséquence.

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Adaptez votre type managérial

Dans les formations au management, on enseigne souvent les 4 types de management ainsi que les 4 profils de collaborateurs (ça vous parle ? 😊)

Très succinctement et schématiquement (j’y reviendrai certainement dans un prochain article) :

En situation de télétravail, adapter son management à chaque collaborateur prend toute son importance. Ainsi, il est possible de :

  1. Sécuriser les collaborateurs qui ne sont pas autonomes en :
    • organisant leur journée de travail
    • leur donnant des tâches précises
    • supervisant et contrôlant leur travail
    • faisant un point individuel quotidien (Qu’as-tu appris ? Quelles difficultés as-tu rencontrées ? etc…)
  2. Investir les membres de l’équipe plus expérimentés en :
    • leur confiant les tâches les plus complexes
    • les impliquant dans la formation des nouveaux arrivants
    • leur demandant conseil sur une évolution de process
  3. Déléguer certaines responsabilités aux plus autonomes comme :
    • tutorer les moins expérimentés

mettre en place de nouveaux process

Voici quelques conseils supplémentaires :

  • Créez des moyens de contrôle (par exemple, une liste de tâches, d’étapes ou de questions) adaptés à chaque membre de votre équipe afin d’évaluer leur progression,
  • Donnez aux membres de l’équipe l’autonomie nécessaire pour prendre leurs propres décisions (faites leur confiance !)
  • Créez de petits groupes au sein de l’équipe et nommez un responsable pour chaque. De cette façon, vous pouvez réduire la supervision directe petit à petit.
  • Aidez-les à établir des méthodes et des routines de travail. Cela garantit plus de cohérence, de clarté et de cohésion.
  • Adoptez un processus clair qui définit les attentes en matière de communication à distance afin que chacun sache à quoi s’attendre, afin d’éviter les risques d’une mauvaise communication.

Et pour les “perfectionnistes” :

  • Si la qualité du travail répond à tous les critères nécessaires, ne demandez pas des points individuels sans fin.
  • Assurez-vous de donner à vos coéquipiers la liberté de faire des erreurs. La peur de “rater” peut étouffer l’innovation.
  • Limitez le nombre de réunions et tenez-vous-y !
  • Faites que vos points individuels soient des lignes directrices et non une liste de contrôle.

 

Et, une dernier pour la route : Faites confiance à votre équipe et découvrez jusqu’où le travail à distance peut vous mener en tant que manager !

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